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Szenario
Eine Abteilung der Zentralregierung, das Ministerium für Lebensmittelhygiene (MFH), sieht sich einem zunehmenden Druck ausgesetzt, Kosten zu senken, die Leistung der Lieferanten besser zu steuern und die Verwirrung zu verringern, die durch unzureichende interne Kontrollen, veraltete Standards und veraltete Technologien verursacht wird. Externe Berater wurden beauftragt, eine Machbarkeitsstudie durchzuführen, um Optionen zur Lösung der Probleme sowie der wahrscheinlichen Kosten und Vorteile zu ermitteln. Folgende Optionen wurden berücksichtigt:
Nichts tun.
Ausgewählte Geschäftsfunktionen neu konstruieren.
Ausgewählte Geschäftsfunktionen auslagern.
Die Machbarkeitsstudie kam zu dem Schluss, dass ein Fall für die Auslagerung der MFH-Abteilung für Informationstechnologie und der Abteilung für Einrichtungen (Instandhaltung von Gebäuden und Grundstücken) vorliegt. Die Empfehlungen waren:
Ein Dienstleister sollte mit der Erbringung der derzeit von der Abteilung Informationstechnologie und der Abteilung Einrichtungen erbrachten Dienstleistungen beauftragt werden.
Mit dem ausgewählten Dienstleister sollte ein 10-Jahres-Servicevertrag vereinbart werden.
In der Machbarkeitsstudie wurden allgemeine Entwürfe der aktuellen Organisation, Prozesse, Systeme und Betriebsmodelle sowie ein Business Case für das erforderliche Projekt entwickelt. Die externen Berater gaben auch die folgenden Empfehlungen für das Projektmanagement ab:
Verwenden Sie PRINCE2.
Richten Sie das Projekt mit 4 Managementphasen ein:
Stufe 1. Standard-PRINCE2-Initiierungsaktivitäten.
Phase 2. Erstellen Sie detaillierte Entwürfe (zukünftige Organisation, Prozesse, Systeme und Betriebsmodelle) und die Service Level Agreement zwischen MFH und dem zukünftigen Service Provider.
Phase 3. Vorschläge anfordern und bewerten, Dienstleister auswählen und Vertrag abschließen.
Phase 4. Ausrüstung und Personal übertragen, Verantwortung für die Leistungserbringung übertragen und Probezeit durchführen.
Erste Schätzungen ergaben, dass das Projekt 2,5 Mio. GBP kosten und zwei Jahre dauern würde.
Die Geschäftsleitung der MFH stimmte zu, dass es einen Grund für ein Outsourcing gibt, und akzeptierte die Empfehlungen als Grundlage für das Projekt. Über einen Zeitraum von 10 Jahren wird eine Einsparung von 20 Mio. GBP erwartet.
Das Outsourcing-Projekt hat den Prozess zum Starten eines Projekts abgeschlossen und befindet sich jetzt in der Initiierungsphase.
Aufgrund der strategischen Bedeutung des Projekts hat der MFH-Vorstandsvorsitzende die Rolle des Geschäftsführers übernommen. Innerhalb der MFH wurde ein PRINCE2-erfahrener Projektmanager ernannt. Mitarbeiter innerhalb der ausgelagerten Geschäftsfunktionen arbeiten mit den externen Beratern zusammen, die die Machbarkeitsstudie durchgeführt haben, um die detaillierten Entwürfe zu definieren.
Welche 2 Aussagen sollten unter der Überschrift Zeitskala aufgezeichnet werden?

• A. Wenn dem Umfang der auszulagernden Dienstleistungen weitere MFH-Abteilungen hinzugefügt werden, wird der Projektzeitraum verlängert und die Realisierung der Vorteile verzögert.
• B. Der Vertrag mit dem ausgewählten Dienstleister wird in Phase 3 vereinbart.
• C. Der erwartete Nutzen wird über 10 Jahre nach Abschluss des Projekts berechnet.
• D. Der Transfer von Ausrüstung und Personal wird auf sechs Wochen geschätzt.
• E. Die erwarteten Vorteile sollten realisiert werden, sobald die ausgelagerten Dienste am Ende von Stufe 4 betriebsbereit sind.

Projektszenario - Schulungsprojekt für Gesundheit und Sicherheit:
ABC Company ist ein etabliertes Schulungsunternehmen, das ein Standardmodell verwendet, um Schulungsmaterialien zu entwickeln und Kurse für Kunden anzubieten.
Die ABC Company hat ein Projekt in Auftrag gegeben, um auf die jüngsten Änderungen der staatlichen Gesetzgebung in Bezug auf Gesundheit und Sicherheit auf Baustellen zu reagieren. Das Projekt wird "die Fähigkeit bieten, Gesundheits- und Sicherheitsschulungen anzubieten", einschließlich der Materialien, die für Schulungen und E-Learning im Klassenzimmer benötigt werden. Zu den erwarteten Vorteilen für Bauunternehmen zählen eine Reduzierung der Ausfalltage und Rechtskosten aufgrund von Unfällen.
Der E-Learning-Kurs wird von einer externen Fachberatung entwickelt. Die Materialien für Schulungen im Klassenzimmer werden vom Entwicklungsteam der ABC Company bereitgestellt. Alle Kursmaterialien werden vor ihrer Verwendung pilotiert. ABC Company wird seinen Kunden Schulungen anbieten und hofft, die Kursmaterialien im Rahmen ihres operativen Geschäfts an andere Schulungsunternehmen verkaufen zu können. Die ABC Company wird ihre eigenen Verkaufs- und Marketingabteilungen nutzen, um die Kurse zu bewerben.
Die Gesetzgebung schreibt vor, dass Bauunternehmen die neue Gesetzgebung innerhalb von zwei Jahren einhalten müssen. Die Kursmaterialien und Trainer müssen von einer Regierungsbehörde akkreditiert werden, bevor Kurse angeboten werden können.
ABC Company plant, innerhalb von fünf Monaten nach Projektbeginn Pilotkurse durchzuführen.
Das Standardentwicklungsmodell der ABC Company für neue Kurse empfiehlt die folgenden Phasen:

Ende des Projektszenarios.
Zusätzliche Information:
Der Chief Executive Officer (CEO) hat das Unternehmen vor fünf Jahren gegründet. Unter ihrer Führung hat sich ABC Company schnell zu einem erfolgreichen Trainingsunternehmen entwickelt. Es bietet eine Reihe von akkreditierten Berufsausbildungen.
Der Finanzdirektor ist auch Gründungsmitglied der ABC Company und für die Genehmigung der Budgets für die Betriebs- und Entwicklungsteams verantwortlich. Sie autorisiert alle Großaufträge persönlich.
Der Einkaufsmanager berichtet an den Finanzdirektor und ist für die Verwaltung und Überwachung der Lieferantenverträge verantwortlich.
Der Operations Director ist verantwortlich für die Durchführung aller Schulungen und für das Budget für die Schulungsentwicklung. Seine Abteilung organisiert Kurse, Veranstaltungsorte und Trainer. Sie arbeiten mit dem Produkt- und dem Verkaufsteam zusammen, um einen umfassenden Schulungsplan zu erstellen. Der IT-Manager der ABC Company berichtet an den Operations Director.
Der Business Development Director wurde kürzlich ernannt, um neuen Schulungsbedarf zu ermitteln und neue Produkte vorzuschlagen. Sie wird mit den Operationen arbeiten. Direktor, um einen kostenbewussten Ansatz sicherzustellen und sicherzustellen, dass geeignete Entwicklungstechnologien für den Gesundheits- und Sicherheitskurs verwendet werden.
Der Schulungsentwicklungsmanager berichtet an den Business Development Director und ist verantwortlich für die Entwicklung von Schulungsmaterialien und die Erlangung der Akkreditierung gemäß dem Standardmodell für die Kursentwicklung. Kursentwickler in seinem Team verfügen über Kenntnisse in einer Reihe von Entwicklungstechnologien und werden nach Bedarf Projekten zugewiesen.
Der Training Delivery Manager, der dem Operations Director Bericht erstattet, ist dafür verantwortlich, dass interne und externe Trainer ABC Company-Schulungskurse nach dem erforderlichen Standard durchführen. Er prüft auch die Kursmaterialien, um sicherzustellen, dass sie zweckmäßig sind und die erforderliche Qualität aufweisen.
Der Central Services Director ist verantwortlich für Unternehmenskommunikation, Facility Management und Konfigurationsmanagement. Kürzlich leitete er ein Projekt zur Konsolidierung aller Unternehmensqualitätssysteme in einem Qualitätsmanagementsystem und richtete eine Unternehmensqualitätsabteilung ein, die jetzt vom Corporate Quality Manager geleitet wird.
Der Corporate Document Manager berichtet an den Central Services Director. Sie half beim Aufbau des Dokumentenmanagementsystems des Unternehmens und betreibt es nun unternehmensweit. Sie leitet ein Team von Administratoren und beauftragt Mitarbeiter, wenn die Arbeitsbelastung hoch ist.
Der Vertriebsleiter ist vor zwei Monaten zu ABC Company gekommen und möchte sich etablieren, indem er neue Märkte für die Kurse und das Material vorschlägt. Alle Account Manager und das Marketing-Team berichten an ihn. Sie fördern bestehende Schulungskurse bei anderen Schulungsunternehmen und bestehenden Kunden.
Ende der Zusatzinformationen.
Einer der leitenden Angestellten des Unternehmens, das den „E-Learning-Kurs“ entwickelt, hat zuvor mit ABC Company zusammengearbeitet. Der Teammanager für die Durchführung des "E-Learning-Kurses" hat das Intranet der ABC Company überprüft, kann jedoch keinen Hinweis auf diese Arbeit finden. Der Teammanager hat den Senior Manager kontaktiert, um dieses Projekt zu besprechen.
Ist dies eine angemessene Anwendung des Prinzips „Aus Erfahrung lernen“ und warum?

• A. Ja, da der Teammanager aktiv nach nützlichen Informationen suchen sollte.
• B. Nein, da jedes Projekt einzigartig ist und bestimmte Geschäftsziele liefern sollte
• C. Ja, da an dem Projekt mehr als eine Organisation beteiligt ist.
• D. Nein, da der Senior Manager den Teammanager über alle Lektionen informieren sollte.

Der Projektausschuss genehmigt das Projekt nach Prüfung des Projektdokumentationsbogens und des Business Case.
Ist dies eine angemessene Anwendung der Projektleitung?

• A. Ja, die Benachrichtigung ersetzt die Genehmigung
• B. Nein, denn der Rat muss zustimmen.
• C. Nein, denn der Bühnenplan muss ebenfalls genehmigt werden.
• D. Ja, die PID-Autorisierung ermöglicht die Bearbeitung im nächsten Schritt.

Szenario
zusätzliche Information
Chief Executive Officer (CEO): Er hat das Unternehmen vor 25 Jahren gegründet und kennt seinen Job sehr gut. Er hat sich vor zwei Jahren am Bein verletzt, was seine Besuche im technischen Bereich eingeschränkt hat. Als CEO hat er einen Überblick über die strategischen Geschäftsanforderungen und die Befugnis, die erforderlichen Ressourcen bereitzustellen.
Marketing Director: Sie ist seit drei Jahren im Unternehmen, nach einer erfolgreichen Karriere bei einem Werbefirma. Sie hat die Fähigkeit, die Bedürfnisse des Unternehmens zu vertreten, insbesondere da es sich um ein Marketingprojekt handelt. Sie hat die Befugnis, das jährliche Marketingbudget für Unternehmen festzulegen, aus dem das Projekt nach eigenem Ermessen finanziert wird. Sie wird für die Überwachung der erwarteten Vorteile des Kalenders verantwortlich sein, insbesondere für die Verbesserung des Image des Unternehmens.
Engineering Manager: Er war für viele technische Innovationen im Unternehmen verantwortlich und ist immer noch so engagiert und energisch wie am Tag seines Starts. Obwohl er nicht Teil des Projektteams sein wird, werden seine Mitarbeiter auf den Fotos für den Werbekalender abgebildet sein.
Zentrale Aufzeichnungen: Diese Gruppe von fünf Mitarbeitern kümmert sich um alle Unternehmensaufzeichnungen und die Dokumentenkontrolle. Sie verwalten jetzt alle Projektdateien.
Helle Lichter: Dies ist das lokale Bürobedarfsunternehmen. Es liefert den gesamten Bedarf an Schreibwaren und Bürogeräten des Unternehmens und wird das Briefpapier für dieses Projekt liefern.
Portraits Ltd.: Dies ist ein professionelles Fotounternehmen mit einer Reihe exzellenter Fotografen und einer Geschichte erfolgreicher Arbeit. Diese Firma wurde ausgewählt, um die Fotos für den Firmenkalender aufzunehmen. Es muss noch entschieden werden, welcher der Fotografen verwendet werden soll.
Welche 2 Aussagen erklären, warum der Vertriebsleiter als Senior User für dieses Projekt ernannt werden sollte?

• A. Er kann aktuelle und potenzielle Kundeninteressen vertreten.
• B. Er möchte in Zukunft in die Marketingabteilung wechseln und sieht dies als Gelegenheit, eng mit dem Marketingdirektor zusammenzuarbeiten.
• C. Er berichtet direkt an den Marketing Director.
• D. Der Start eines Unternehmenskalenders wirkt sich auf die Vertriebsabteilung aus.
• E. Er ist letztes Jahr mit großer Begeisterung in das Unternehmen eingetreten.

Welche der folgenden Aussagen trifft auf das Geschäftsinteresse an dem Projekt zu?

• A. Stellt sicher, dass die hergestellten Produkte die gewünschte Qualität aufweisen
• B. Repräsentiert die Benutzer des Produkts
• C. Stellt sicher, dass das Projekt ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bietet
• D. Stellt sicher, dass die Anforderungen für das Projekt definiert sind